Đo lường để chuyển đổi số đi vào chiều sâu

Chuyển đổi số trong các cơ quan đảng đặt ra yêu cầu đổi mới phương thức lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở công nghệ số, dữ liệu số và quy trình số. Quá trình này cần được đánh giá bằng những thay đổi cụ thể: công việc được xử lý như thế nào, thời gian thực hiện có được rút ngắn, dữ liệu có hỗ trợ ra quyết định và cán bộ có làm chủ các công cụ được trang bị hay không.

Trong thực tiễn triển khai, số lượng thiết bị, phần mềm, tài khoản hoặc lớp tập huấn là những thông tin cần thiết để theo dõi nguồn lực. Tuy nhiên, các thông tin này chưa đủ phản ánh hiệu quả chuyển đổi số. Một hệ thống đã được đưa vào sử dụng vẫn có thể tồn tại tình trạng xử lý công việc ngoài hệ thống, nhập lại dữ liệu hoặc duy trì đồng thời nhiều hình thức báo cáo. Cán bộ đã tham gia đào tạo cũng chưa chắc thực hiện thành thạo nhiệm vụ trên môi trường số.

Bộ chỉ số ban hành kèm theo Quyết định số 23-QĐ/BCĐ tạo cơ sở để thu hẹp khoảng cách giữa triển khai công nghệ và kết quả hoạt động. Đáng chú ý, văn bản xác định mức độ sẵn sàng chuyển đổi số thông qua cả điều kiện bảo đảm và kết quả thực tế của cơ quan. Theo đó, đánh giá phải xem xét mối liên hệ giữa thể chế, hạ tầng, nhân lực, an toàn, bảo mật với những thay đổi trong quy trình và chất lượng công việc.

Từ góc độ chuyển đổi số, giá trị của Bộ chỉ số nằm ở khả năng giúp cơ quan nhận diện đúng vấn đề cần giải quyết. Điểm thấp ở một nhóm tiêu chí phải được chuyển thành câu hỏi quản trị: “thiếu điều kiện kỹ thuật, thiếu kỹ năng, quy trình chưa phù hợp hay dữ liệu chưa đủ tin cậy?” Trả lời được những câu hỏi này mới có thể lựa chọn giải pháp và phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Cấu trúc đánh giá gắn kết tổ chức với năng lực của đội ngũ

Bộ chỉ số gồm phần đánh giá tổ chức với 9 chỉ số chính, 27 chỉ số thành phần và phần đánh giá cá nhân với 7 chỉ số chính, 26 chỉ số thành phần. Mỗi phần có tổng điểm tối đa 1.000 điểm.

Ở phần tổ chức, điều kiện sẵn sàng chuyển đổi số được phân bổ 400 điểm; kết quả hoạt động chuyển đổi số được phân bổ 600 điểm. Cơ cấu này thể hiện định hướng ưu tiên những thay đổi đã diễn ra trong hoạt động của cơ quan. Việc có kế hoạch, hạ tầng và nhân lực cần được chứng minh bằng kết quả xử lý công việc, hiệu quả thời gian, chi phí, khả năng khai thác dữ liệu và đổi mới quy trình.

Nhóm xử lý công việc toàn trình trên môi trường số có trọng số lớn nhất, tối đa 250 điểm. Trong đó, văn bản đi được ký số, phát hành điện tử toàn trình có 120 điểm. Đây là động lực để đưa các khâu xử lý nghiệp vụ vào hệ thống thống nhất.

Tuy nhiên, toàn trình cần được hiểu đầy đủ theo định nghĩa của văn bản: từ tiếp nhận hoặc khởi tạo đến cho ý kiến, ký, phát hành, lập hồ sơ và lưu trữ trên hệ thống; không thực hiện song song bản giấy ở bất kỳ khâu nào, trừ văn bản mật. Vì vậy, một văn bản được ký số ở bước cuối chưa đủ chứng minh toàn bộ quy trình đã được số hóa. Hoạt động đánh giá cần kiểm tra dấu vết xử lý của các khâu liên quan, thay vì chỉ thống kê số lượng văn bản có chữ ký số.

Ở phần cá nhân, kỹ năng số cơ bản chiếm 800 điểm; riêng sử dụng, khai thác ứng dụng dùng chung chiếm 300 điểm. Cấu trúc này đưa năng lực số về gần với nhiệm vụ thực tế. Cán bộ cần có khả năng sử dụng hệ thống điều hành tác nghiệp, khai thác ứng dụng theo vai trò được giao và thực hiện các thao tác nghiệp vụ đúng quy định.

Kết quả tổng hợp của cơ quan được xác định bằng trung bình cộng giữa tỷ lệ điểm đánh giá tổ chức và tỷ lệ điểm năng lực số của đội ngũ. Thiết kế này đề cao vai trò của con người trong chuyển đổi số. Đồng thời, điều kiện tổ chức chỉ xếp Xuất sắc khi có ít nhất 70% cán bộ thuộc đối tượng đánh giá được xác nhận hoàn thành mức độ phổ cập kỹ năng số góp phần hạn chế tình trạng kết quả tập trung ở một nhóm nhỏ người sử dụng thành thạo.

Chất lượng dữ liệu quyết định độ tin cậy của đánh giá

Bộ chỉ số sử dụng nhiều tiêu chí tính theo tỷ lệ. Bởi vậy, độ chính xác của kết quả phụ thuộc trực tiếp vào cách xác định tử số, mẫu số và phạm vi áp dụng. Theo đó, tỷ lệ văn bản được xử lý toàn trình chỉ có ý nghĩa khi cơ quan xác định thống nhất loại văn bản được tính, trường hợp loại trừ và điều kiện hoàn thành. Tỷ lệ quy trình được ứng dụng AI cũng phụ thuộc vào danh mục quy trình đã được rà soát, xác định phù hợp để ứng dụng. Nếu danh mục không đầy đủ hoặc thay đổi tùy thời điểm, điểm số sẽ khó phản ánh đúng hiện trạng.

Việc chuẩn hóa trên tổng điểm tối đa của các chỉ số thực tế áp dụng tạo sự phù hợp với cơ quan có chức năng, nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, cần phân biệt rõ chỉ số không thuộc phạm vi áp dụng với chỉ số thuộc trách nhiệm nhưng chưa thực hiện. Trường hợp thứ hai phải được ghi nhận là hạn chế cần khắc phục. Nếu loại khỏi mẫu số, kết quả có thể tăng lên trong khi năng lực thực tế không thay đổi.

Để khắc phục nguy cơ này, mỗi chỉ số cần có hồ sơ dữ liệu thống nhất, xác định rõ nội hàm, đối tượng, công thức, nguồn cung cấp, kỳ lấy số liệu, quy tắc loại trừ và người xác nhận. Danh mục nhân sự, hệ thống, quy trình, hồ sơ công việc và cơ sở dữ liệu phải được quản lý nhất quán, có cơ chế ghi nhận thay đổi trong kỳ đánh giá.

Văn bản ưu tiên dữ liệu tự động từ các hệ thống dùng chung, đây là hướng đi phù hợp nhưng dữ liệu được trích xuất tự động vẫn cần kiểm tra chất lượng. Nhật ký hệ thống có thể thiếu trường thông tin, ghi nhận không đúng trạng thái nghiệp vụ hoặc chứa thao tác chưa phản ánh công việc thực tế. Vì vậy, tự động hóa thu thập cần đi cùng đối soát và kiểm chứng.

Hệ thống đánh giá cũng cần cho phép truy nguyên điểm số về dữ liệu gốc, lưu vết điều chỉnh và giải trình. Cơ chế này giúp cơ quan được đánh giá hiểu nguyên nhân chênh lệch, đồng thời hỗ trợ thẩm định và hậu kiểm.

Đánh giá năng lực số phải chứng minh khả năng thực hiện nhiệm vụ

Năng lực số trong Bộ chỉ số bao gồm nhận thức, kiến thức, kỹ năng và khả năng vận dụng công nghệ, dữ liệu, nền tảng số an toàn, hiệu quả, có trách nhiệm. Do đó, đánh giá cần vượt qua việc xác nhận tham gia đào tạo.

Mục IV của văn bản hướng dẫn cấu trúc kiểm tra gồm 70% lý thuyết và 30% thực hành, kết hợp kết quả khai thác hệ thống và thực hiện nhiệm vụ trên môi trường số. Để bảo đảm chất lượng, phần thực hành nên sử dụng tình huống công việc phù hợp với từng vai trò.

Đối với lãnh đạo, quản lý, nội dung thực hành có thể tập trung vào giao việc, theo dõi tiến độ, khai thác báo cáo và sử dụng dữ liệu phục vụ chỉ đạo. Đối với cán bộ chuyên môn, cần kiểm tra khả năng xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, tìm kiếm và kiểm chứng thông tin, chia sẻ tài liệu đúng quyền hạn. Với cán bộ đầu mối công nghệ thông tin, chuyển đổi số và an ninh mạng, nội dung bồi dưỡng chuyên sâu cần gắn với nhiệm vụ được giao.

Nhật ký sử dụng hệ thống là nguồn minh chứng quan trọng, song cần lựa chọn dấu hiệu có ý nghĩa nghiệp vụ. Số lần đăng nhập chưa chứng minh khả năng hoàn thành nhiệm vụ; số lượt mở tài liệu cũng chưa phản ánh mức độ hiểu và vận dụng. Minh chứng phù hợp hơn là thao tác đúng quy trình, sản phẩm công việc đạt yêu cầu và khả năng xử lý tình huống.

Một nội dung cần được hướng dẫn rõ là quan hệ giữa ngưỡng đạt của từng chỉ số chính, kết quả các chỉ số thành phần và xác nhận hoàn thành mức độ phổ cập kỹ năng số. Quy tắc thống nhất sẽ giúp các cơ quan sử dụng chung kết quả sát hạch, tránh cách hiểu khác nhau khi tính điểm nhân lực số.

Đo hiệu quả và khai thác dữ liệu phục vụ quyết định

Các tiêu chí về thời gian, chi phí và dữ liệu phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo tạo điều kiện chuyển trọng tâm đánh giá sang giá trị sử dụng của công nghệ. Tuy nhiên, đây cũng là những nội dung đòi hỏi phương pháp đo chặt chẽ.

Với thời gian xử lý văn bản, cần xác định thời điểm bắt đầu, kết thúc, cách tính thời gian chờ và nhóm công việc được so sánh. Thời gian trung bình giảm có thể xuất phát từ việc trong kỳ có nhiều nhiệm vụ đơn giản hơn. Muốn đánh giá mức cải thiện, cần so sánh trên nhóm công việc tương đồng hoặc làm rõ ảnh hưởng của thay đổi cơ cấu nhiệm vụ.

Bộ chỉ số quy định năm 2026 thu thập số liệu để xác lập đường cơ sở cho tiêu chí này, chưa tính vào tổng điểm tối đa phần tổ chức. Đây là bước cần thiết để có căn cứ so sánh ở kỳ tiếp theo. Chất lượng đường cơ sở cần được chú trọng, bởi số liệu ban đầu thiếu chính xác sẽ ảnh hưởng đến đánh giá những năm sau.

Tương tự, giảm chi phí in ấn cần được xem xét cùng khối lượng nhiệm vụ. Cơ quan thực hiện thêm nhiệm vụ nhưng giữ nguyên chi phí có thể đã cải thiện hiệu quả; ngược lại, chi phí giảm do khối lượng công việc giảm chưa đủ chứng minh tác động của chuyển đổi số. Các phân tích bổ trợ này có thể sử dụng trong quản trị, bên cạnh công thức chấm điểm được quy định.

Ở nhóm dữ liệu phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo, Bộ chỉ số đo kết nối cơ sở dữ liệu, tổng hợp báo cáo tự động và sử dụng kết quả phân tích dữ liệu trong văn bản chỉ đạo. Đây là hướng phát triển quan trọng. Muốn thực hiện, cơ quan phải quản lý tốt chất lượng dữ liệu: đầy đủ, chính xác, cập nhật và thống nhất. Báo cáo được tạo tự động từ dữ liệu sai vẫn có thể dẫn đến nhận định sai.

Bảo vệ bí mật nhà nước, bảo đảm an toàn, bảo mật trong toàn bộ quá trình chuyển đổi số

Bộ chỉ số đưa ra an toàn, bảo mật vào cả phần tổ chức và cá nhân, từ sử dụng giải pháp mật mã, chữ ký số chuyên dùng công vụ đến bảo vệ bí mật nhà nước, dữ liệu cá nhân, danh tính số và thiết bị. Trong đó, biết xử lý thông tin, tài liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước đúng quy định; biết nhận diện và xử lý thông tin, tài liệu theo độ mật; thực hiện việc đề xuất, xác định độ mật theo đúng thẩm quyền, trình tự và quy định; biết kiểm tra chữ ký số chuyên dùng công vụ khi xử lý, trao đổi văn bản điện tử bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn, nguồn gốc thông tin; biết quản lý, sử dụng và bảo vệ tài liệu mật đúng quy định; biết sử dụng các giải pháp, sản phẩm mật mã được trang bị của Ban Cơ yếu Chính phủ.

Đối với ứng dụng AI, văn bản yêu cầu mục tiêu rõ ràng, tuân thủ bảo mật, có kiểm soát của con người và kết quả thực tế có thể đánh giá. Vì vậy, cơ quan cần lựa chọn công cụ phù hợp với phạm vi dữ liệu, xác định người kiểm tra đầu ra và duy trì khả năng truy nguyên thông tin. Việc sử dụng AI hỗ trợ tìm kiếm, tổng hợp hoặc soạn thảo phải đi cùng kiểm chứng nguồn và trách nhiệm chuyên môn.

Trong đánh giá sự cố, cần vận dụng đúng cách tiếp cận của chỉ số 5.3: xem xét mức độ nghiêm trọng, nguyên nhân, phát hiện, báo cáo, ứng cứu, khắc phục và tuân thủ quy định. Cơ chế đánh giá cần phản ánh công bằng năng lực phát hiện, xử lý; đồng thời ngăn ngừa tâm lý né tránh báo cáo để giữ điểm.

Ban Cơ yếu Chính phủ được giao cung cấp số liệu về chữ ký số chuyên dùng công vụ và các chỉ số liên quan đến chức năng mật mã phục vụ quá trình đánh giá. Nguồn dữ liệu chuyên ngành đặc thù này có ý nghĩa quan trọng trong kiểm chứng kết quả và việc tuân thủ quy định theo từng chỉ số liên quan (số liệu đánh giá từ Ban Cơ yếu Chính phủ).

Sử dụng kết quả để cải tiến hoạt động

Để Bộ chỉ số phát huy hiệu quả, cơ quan cần tổ chức một chu trình liên tục, xác định hiện trạng, phát hiện hạn chế, giao nhiệm vụ khắc phục và đánh giá lại kết quả. Mỗi chỉ số chưa đạt nên gắn với nguyên nhân, người chịu trách nhiệm, thời hạn và sản phẩm cần hoàn thành.

Bảng theo dõi quản trị cần thể hiện riêng điểm tổ chức, năng lực đội ngũ và từng nhóm tiêu chí. Điểm tổng hợp có thể che khuất tình trạng một phần đạt cao, phần còn lại thấp. Đặc biệt, hạn chế về an toàn, bảo mật phải được theo dõi và xử lý theo trách nhiệm chuyên môn, dù cơ quan có điểm chung tương đối cao.

Quá trình triển khai phải bám sát lộ trình của văn bản, đánh giá định kỳ sáu tháng phục vụ quản trị, chưa sử dụng để xếp hạng chính thức; kỳ đánh giá đầu tiên thực hiện thí điểm. Kết quả thí điểm cần giúp kiểm chứng nguồn dữ liệu, khả năng phân hóa và tính phù hợp của phương pháp.

Việc xây dựng công cụ đánh giá phải kế thừa các hệ thống dùng chung, tránh nền tảng độc lập và nhập liệu trùng lặp. Những vấn đề về từ điển dữ liệu, biểu mẫu và đối soát cần được xử lý bằng hướng dẫn kỹ thuật trong thẩm quyền; đề xuất thay đổi nội dung chỉ số, trọng số hoặc nguyên tắc xếp hạng phải được tổng hợp, báo cáo cấp có thẩm quyền quyết định.

Bộ chỉ số tạo nền tảng để chuyển đổi số được quản lý bằng dữ liệu và kết quả có thể kiểm chứng. Hiệu quả triển khai sẽ thể hiện ở quy trình vận hành thông suốt, cán bộ thực hiện nhiệm vụ thành thạo, dữ liệu hỗ trợ quyết định và công việc được xử lý an toàn, hiệu quả hơn. Khi kết quả đánh giá được chuyển thành hành động cải thiện cụ thể, Bộ chỉ số sẽ góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của các cơ quan đảng.

Tài liệu chi tiết: QUYẾT ĐỊNH SỐ 23.pdf